의료기관의 조직도 일반 조직과 마찬가지로 효율성을 강조한다. 효율적인 보고와 커뮤니케이션의 활용은 업무 효율을 높이는 핵심 요소 중 하나이다. 중요한 정보를 먼저 전달하고, 간결하고 명확한 표현을 활영하며, 불필요한 정보들은 생략하고, 예상질문에 대비하여 보고를 준비한다면, 보고는 강력한 힘을 가지게 된다.
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짧고 간결한 보고의 비밀
현대 직장인들은 항상 시간에 쫓기며 업무를 처리하는 것이 일반적이다. 특히 전문적인 서비스를 제공하는 의료기관은 각 전문영역의 고유 업무에 더해 환자의 응대업무가 포함되어 있는 특별한 특징이 있기 때문에, 상대적으로 시간에 쫓기는 일이 빈번히 발생된다.
이러한 이유 때문에 우리는 중요한 보고나, 결정을 요하는 보고들을 잘 전달하지 못하거나, 타이밍을 놓쳐 누락하는 일 또한 어렵지 않게 경험하게 된다.
의료기관내에서 이루어지는 커뮤니케이션은 환자들 뿐 아니라 직원들 사이에서도 중요하다.
일본의 비즈니스 심리분야 최고 권위자이면서 "요약의 기술"이라는 책의 저자 와다 히데카는 21세기의 직장인들에게 요약커뮤니케이션 스킬이 중요하다는 것을 이야기한다.
요약된 커뮤니케이션은 단순히 정보를 압축하여 전달하는 것이 아니라, 상대방이 중요하게 생각하는 핵심사항을 명확하고 논리적으로 전달하는 것을 말한다.
책의 핵심내용은 함께 알아보도록 하자.
핵심먼저 전달하기
이중 첫 번째는 중요한 정보를 먼저 전달하는 것이다. 우리가 흔히 이야기하는 역 피라미드 형 구조를 말하는데, 시간이 부족한 경우, 그리고 그 내용이 매우 급박한 경우에 사용한다면 많은 도움을 받을 수 있다. 상사가 가장 궁금해하는 내용을 먼저 보고하고, 그 이후 순차적인 중요도에 따라 정보를 전달하는 것을 역피라미드형 커뮤니케이션이라고 한다.
역 피라미드형 커뮤니케이션은 회의 시에도 매우 유용하게 활용할 수 있다. 왜냐하면 회의라는 정해진 시간 내에 전달해야 하는 내용의 핵심을 간결하게 전달하고, 궁금증을 해소할 수 있고, 나머지 사항들은 청중의 반응에 따라 추가적인 설명을 진행할 수 있기 때문에, 결과적으로는 간결한 내용을 명확히 전달할 수 있기 때문이다.
모두가 알고 있는 내용을 열거하여 전달하고자 하는 내용을 구체화하는 것도 좋지만, 상황에 따라 핵심을 먼저 전달하고 그 이후 부가설명을 진행한다면, 보다 매끄러운 보고를 가능하게 한다는 것을 기억하자.
쉽고 간결한 표현
두 번 째는 쉽고 간결한 표현력을 갖추는 것이다. 요약은 상대방이 시간을 고려하여 비교적 단 시간에 핵심 사항을 상대에게 전달할 수 있도록 해야 한다. 이러한 이유로 불필요한 정보는 생략하고 중요한 내용들을 쉽게 간결하게 표현하여 상대에게 전달하는 것이 중요하다는 것이다.
특히 보고서나 발표, 미팅 시에 불필요한 세부 사항들을 열거하여 설명한다면, 오히려 듣는 사람의 입장에서는 무엇을 집중해야 하는지, 그리고 이야기의 핵심은 무엇이었는지 등을 혼란스러워할 것이고 결국 시간을 낭비하게 만들 수 있다는 점을 기억해야 한다.
따라서 효율적인 커뮤니케이션을 위해서는 단문으로 끊어서 설명하는 습관을 들이는 것이 좋다.
복잡한 문장이나 전문적인 용어는 듣는 사람으로 하여금 피로감을 유발할 수 있고, 이러한 문제는 곧 집중력을 떨구게 되어 내가 전달하려는 메시지가 잘 전달되지 않을 수 있다는 점을 인지하고 보고 할 때에는 각 문장들을 간결하게, 그리고 불필요한 정보들은 최소화하는 것이 필요하다.
예상질문의 준비
마지막으로 예상되는 질문을 미리 준비해 두는 것이 좋다. 이 부분은 일상적인 커뮤니케이션에서 "할 말을 미리 준비하는 것"과는 다르다.
상사에게 보고하는 핵심내용을 되짚어 보자.
예상되는 상사의 질문에 대해 적절한 답변을 제시할 수 있다면, 보고받는 입장에서는 보고자를 더욱 신뢰하게 되고 상사의 이해도를 보다 높일 수 있게 된다.
이러한 이유에서 상사가 어떠한 질문을 진행할지에 대해 미리 생각하고, 그에 대한 답변 또한 정리해 두는 습관을 들이는 것이 좋다.
흔히 우리는
상사가 질문한 내용에 당황하거나 준비가 되지 않아 "알아보고 올게요"를 남발하기도 한다.
순서만 바꿔서 미리 준비해 간다면, 2중, 3중 보고는 어쩌면 불필요하게 될지도 모른다.
예상질문들은 완벽히 준비해서 술술 이야기하라는 것은 아니다.
필요하다면 메모를 정리해서 요약된 내용들을 알아보고 진행하거나, 상사의 질문내용을 명확히 확인하고 해당되는 내용을 간결하게 답변할 수 있도록 노력하기 바란다.
참고로 추가적인 보고가 필요한 경우에는 기한을 정하고, 분명히 보고한다면 분명 상사에게 일 잘한다는 이야기를 들을 수 있을 것이다.
짧고 간결한 보고는 업무의 효율을 높인다.
효율적으로 의사소통하는 것은 오늘날 의료기관이나 일반 기업에서 성공적인 경험을 쌓는 데 중요한 역할을 한다. 맥킨지의 컨설턴트들이 엘리베이터 스피치를 통해 짧은 시간 안에 고객과 소통하는 것처럼, 우리도 일상에서 짧은 시간 안에 이루어지는 간결하고 명확한 의사소통 능력을 갖출 필요가 있다.
처음부터 완벽하지는 못할 것이지만, 이를 습관하 한다면 서로의 소중한 시간들을 아끼는 것은 물론, 상사나 동료직원들에게 인정받는 실무자, 리더가 될 수 있다는 것을 기억하기 바란다.