모든 사람에게 주어지는 시간은 동일하다. 그렇다면 어떻게 시간을 관리하고 활용할지를 고민할 수 있어야 한다. 우선순위를 선정하는 것이 어렵거나, 모든 것이 중요하다고 생각하고 우왕좌왕하는 것은 올바르지 못하다. 따라서 시간을 효율적으로 관리하기 위해 우리는 어떠한 노력을 해야 하는지를 알아보는 것은 매우 중요하다 할 수 있다. 자세히 알아보도록 하자.
목차
모두에게 동일한 시간은 주어진다.
효율적으로 시간을 관리하는 것은 우리가 그토록 원하는 성과향상에 중요한 역할을 한다. 특히 4차 산업 시대에 급변하는 환경 속에서 모두에게 동일하게 주어진 시간이라는 것을 효율적으로 관리하는 것은, 개인뿐만 아니라 조직의 성과를 극대화하는데 가장 기초가 되기도 한다.
모두에게 동일하게 주어진 시간 안에서, 어떠한 사람은 성과를 최대한 발휘하기도 하고, 어떠한 사람은 시간을 낭비하기도 한다. 이러한 부분에 집중해서 시간을 보다 효율적으로 활용하기 위한 방법에 대해 함께 알아보도록 하자.
시간관리핵심 ; 분석, 계산, 통합
효과적으로 시간을 관리하는 것은 불필요한 시간낭비를 줄이고, 나에게 주어진 중요한 일에 보다 집중할 수 있도록 도와준다. 시간관리의 핵심 3가지는 바로 분석, 계산, 통합이다.
각각을 알아보도록 하자.
1. 분석
나에게 주어진 시간을 어떻게 사용하고 있는지를 분석하는 것을 말한다. 주어진 시간에 무엇을 하고 있는지를 간략하게라도 분석해 보고, 낭비되는 시간이 있는지, 혹은 내가 효율적으로 업무를 수행하는 시간은 언제인지를 확인해 보도록 하자.
2. 계산
두 번째로 계산이다. 계산은 실제로 내게 주어진 시간을 어떻게 활용하고 있는지 측정하고, 보다 효율성을 높일 수 있는 방법에 대한 고민을 진행하는 단계이다. 이렇게 계산된 시간을 바탕으로 보다 효율적으로 시간을 활용할 수 있는 방안을 모색할 수 있어야 한다.
3. 통합
마지막으로 통합이다. 업무의 연속성과 관련성을 이야기하는데, 내게 주어진 중요한 업무를 비슷한 업무들로 엮어보고, 보다 효율적으로 업무가 집중될 수 있도록 하는 것을 말한다. 이렇게 확보된 시간을 통해 보다 효과적으로 업무에 집중할 수 있으며, 비슷한 유형의 과업을 전반적으로 어우를 수 있는 넓은 시야를 가질 수 있게 한다.
시간을 기록하는 것은 효율을 높이는 방법
주어진 시간을 관리하는 것의 핵심은 시간을 기록하고, 실제로 눈으로 보는 것으로부터 시작한다. 나의 하루를 어떻게 보내고 있는지 파악하고, 상대적으로 불필요한 시간들을 찾아내어 하나씩 소거해 나가는 개선작업은 필수적이다.
그러므로 업무 중 시간을 효율적으로 사용하기 위해서는 시간을 기록하고 어떻게 시간들이 사용되고 있는지를 분석하는 것은 반드시 필요하다.
먼저 우리 부서나 조직 내에 시스템의 결함이나 의사결정의 과정에서 어떠한 부분이 시간을 낭비하게 하는지를 파악할 수 있다. 이렇게 낭비되는 시간에 영향을 주는 요인들이 무엇인지를 쉽게 파악하고, 불필요한 시간들을 줄여 보다 효율적인 조직으로 거듭날 수 있게 한다.
예를 들어 잦은 회의가 있다면, 회의의 횟수를 줄이고, 특정한 날을 정해 한 자리에서 안건들을 다룰 수 있도록 조율할 수도 있다.
팀장이나 팀원들 사이에서 의사소통과 관련되어 절차가 복잡하다면, 그 절차를 간단히 하기 위한 보고양식을 통일하거나, 결재라인을 조율하는 등의 개선 또한 가능하다.
또한 시간을 잘 기록한다면, 불필요한 미팅, 커피나 담배시간 등이 하루 중 얼마를 차지하는지 쉽게 파악할 수 있게 한다. 이러한 부분을 조율하여 보다 효율적으로 시간을 활용할 수 있게 한다.
우선순위 선정의 출발, 시간관리
우리는 우선순위를 선정하기 위해 많은 노력을 한다. 이를 도와주는 다양한 도구들도 존재하는데, 가장 대표적인 것이 아이젠하워 매트릭스이다. 자세한 내용은 아래 포스팅을 참고하도록 하자.
[분류 전체 보기] - 아이젠 하워가 알려주는 우선순위 선정의 요령
아이젠 하워가 알려주는 우선순위 선정의 요령
우선순위(優先順位, Priorities)란 어떠한 것을 먼저 차지하거나 사용할 수 있는 차례나 위치를 말한다. 경영상에서는 특정목표나 과제를 달성하기 위해 필요한 작업이나 활동의 중요도나 긴급도
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당연한 이야기지만, 효과적으로 시간을 관리하기 위해서는 우선순위라는 것을 설정해야 한다.
중요한 일을 시작하고 불필요한 일은 하지 않는 것이 바람직하다.
이러한 노력은 시간관리와 집중력 향상을 위해서도, 우선순위를 정하는 것에 있어서도 이를 통합한 의사결정을 위해서도 중요하다.
시간을 잘 관리하는 것은 내게 주어진 일을 잘 아는 것과도 같다. 시간을 분석하는 것을 통해 내게 주어진 일 중 가장 중요한 일부터 시작하고, 한 번에 여러 가지 일을 동시에 하려는 욕심을 버리는 것이 좋다.
또한 가장 먼저 해야 할 일을 파악하고 그 중요성에 따라 일의 우선순위를 정할 수 있어야 한다. 앞으로의 일정을 파악하고 그 일정에서 내가 어떠한 것을 효율적으로 수행할지를 아는 것은 업무의 효율을 극대화하는 것에 많은 도움을 준다.
따라서 개인의 노력을 통해 어떠한 방법을 통해 내게 주어진 일을 효율적으로 수행할 것인지를 고민할 수 있어야 한다.
마지막으로 효과적인 시간관리를 위해 의사결정 과정에서 시간이 낭비되는 부분은 어디인지를 파악하고, 이를 개선할 수 있어야 한다. 독단적인 판단이 아닌 여러 의견들을 수용할 수 있어야 하며, 중요한 의사결정을 내릴 때에는 충분한 시간을 두어 신중히 결정하는 습관을 들여보자.
성과를 극대화하기 위해 시간을 관리하자.
결론이다. 시간을 관리하는 것은 성과를 높이는 데 중요한 역할을 수행한다. 앞서 설명한 것처럼 시간을 기록하고 분석하는 것을 통해 모두에게 동일하게 주어진 시간을 효율적으로 활용할 수 있도록 하자.
중요한 업무에 집중하기 위해서 우선순위를 적절히 선정하고, 효율적으로 의사결정을 진행할 수 있어야 한다.
원활한 커뮤니케이션을 통해 우리 조직에서 시간을 낭비하는 상황을 최소화하고, 업무의 중요도에 따라 업무를 처리할 수 있도록 하자.
이렇게 노력한다면, 개인은 물론 조직의 성과를 극대화할 수 있을 것이다.