우선순위(優先順位, Priorities)란 어떠한 것을 먼저 차지하거나 사용할 수 있는 차례나 위치를 말한다. 경영상에서는 특정목표나 과제를 달성하기 위해 필요한 작업이나 활동의 중요도나 긴급도에 따라 순서를 정하는 것을 말한다 우선순위에 입각한 경영이 이루어진다면 효율적인 시간 관리는 물론 경영환경에서의 한정적인 자원을 운용하는 것, 그리고 신속한 의사결정을 가능하게 한다. 이러한 부분들은 경영을 보다 효율적으로 이루어질 수 있도록 도와준다.
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엠제이 드마코의 저서 "부의 추월차선"에서 말하는 우선순위
If you're dabbling in ten different things, your results will be dabbling and unimpressive.
만약, 당신이 열 가지 다른 것들을 이리저리 손을 댄다면 그 결과는 얕고 기대에도 못 미칠 것이다.
- 엠제이 드마코의 저서 “부의 추월차선 중에서”
이 문구는 부의 추월차선이라는 책의 한 구절이다.
이번 포스팅에서 다루는 내용을 쉽게 설명할 수 있는 구절 중 하나이며, 우리에게 의미하는 바가 있다.
만약 우리 조직 내에서 여러 가지 주요 사항들 중에 우선순위를 정하지 못한다면, 이 일도 저 일도 하지 못한 채 조금씩만 업무를 진행하게 된다면 그 결과는 어떻게 될까? 아마도 그 결과는 만족스럽지 못할 것이다.
이처럼 우선순위가 없다면, 정작 중요한 일을 놓치게 되는 것은 물론 모든 업무가 때론 중요하다는 생각이 들 수 있다. 이러한 오류들은 우리 주변에서 쉽게 찾아볼 수 있기도 하다.
중요한 것은 우선순위가 없는 조직들의 경우 대체적으로 늘 바쁘고 분주하지만, 이렇다 할 성과를 발휘하지 못하는 경우를 종종 확인할 수 있으며, 대다수의 조직구성원들의 마음에는 조급함과 혼란함 속에서 업무를 진행하게 될 것이다.
이러한 부분에 있어 구체적이고도 명확한 우선순위를 선정하는 것은 경영환경에서 매우 중요하게 다룰 수 있어야 한다.
기억해야 하는 것은 어떠한 목적과 목표들을 이해하고 업무를 진행하는 것과 그렇지 않은 것에는 분명히 결과에서 차이가 발생하게 됨으로 모든 업무를 진행할 때에는 우선순위라는 것을 충분히 고려해야 할 필요가 있다.
미국의 34대 대통령 드와이트 D. 아이젠하워가 말하는 우선순위
우선순위를 선정하기 위해 활용되는 방법이 있다.
바로 미국의 34대 대통령이 고안해 낸 아이젠하워 매트릭스(Eisenhower Matrix)이다.
이 매트릭스는 우리에게 주어진 시간과 과업을 4분 할로 구분하여 우선순위를 선정하는 과정을 거치게 된다.
아이젠하워 매트릭스를 활용해야 하는 이유는 간단하다. 바로 불필요하게 낭비되는 시간과 자원들을 보다 효율적으로 활용하기 위함이다.
일의 우선순위를 생각할 때 가장 흔히 범하는 실수는 "중요하지도 않은 일을 급하게 처리하는 것"이다.
주로 단순한 업무들로 이루어지는 이 업무는 업무의 효율을 저해하는 것은 물론 정작 신속히 처리해야 하는 중요한 업무들을 가리게 되는 악영향을 끼친다.
그렇다면 아이젠 하워의 매트릭스를 알아보고 우선순위라는 것을 어떻게 선정하는지에 대해 알아보도록 하자.
아이젠하워 매트릭스의 구성 그리고 특징
아이젠 하워 매트릭스는 위에 그림과 같이 구성되어 있다.
하나하나 이해해 보도록 하자.
① Do this now : 중요하고 급한 일
중요하고 급한일은 당연히 우선순위에서 가장 1순위에 해당되는 일들이다.
이 영역에 포함되어 있는 일이라면, 주어진 시간이나 중요도가 상대적으로 여유롭지 않은 경우가 많기 때문에, 미루지 않고 바로바로 처리해야 하는 우선순위로 구분하여 업무 할 수 있도록 노력하는 것이 좋다.
② Do this Later : 중요하지만 급하지는 않은 일
중요하지만 급하지 않은 경우의 일들은 대게 오랜 기간 동안 공을 들여야 하는 중요한 업무들로, 중요한 만큼 주어지는 기간이 비교적 넉넉한 편의 업무들이 이에 해당된다. 이러한 특징들로 인해 대게 다른 일들에게 우선순위가 미뤄지게 되는 경우가 있다. 사실 우선순위를 미루는 것은 잘못된 것은 아니다. 이 영역에 해당되는 업무들의 경우에는 마음속에서 잊어먹지 않고, 차분하게 생각하며 그 완성도를 높일 수 있도록 하는 것이 좋다.
참고로 중요하지만 급하지 않은 업무들과 관련 있는 아이디어가 떠오르거나 집중력을 발휘할 수 있는 시간이 언제인지를 고민하여, 그 시간에 잠깐잠깐 중요하지만 급하지 않은 일들을 다루는 것을 습관화해 보도록 노력하는 것이 좋다.
③ Delegate This : 중요하지 않지만, 급한 일
이 영역으로 구분된 일들의 특징은 급하게 들어오는 일들이 대다수로 다른 업무에 비해 상대적으로 업무에 할애되는 에너지가 가장 많이 소모된다는 점이다. 보통은 갑자기 잡히는 사소한 회의나 자잘하고 단순한 업무들이 이에 해당되는 경우로, 대부분의 업무는 내가 꼭 해야 하는 업무가 아닌 경우가 많다.
이러한 영역의 업무들은 그 업무를 도울 수 있는 의견을 제시하거나 다른 사람들과 함께 협력하여 효율적으로 해당 영역의 주어진 업무들을 빠르게 해결할 수 있는 방법을 찾을 수 있도록 하는 게 좋다.
④ Delete This!! : 급하지도 중요하지도 않은 일
마지막으로 급하지도 중요하지도 않은 일이다.
이 영역의 업무들은 가끔 쓸데없는 그러니까 굳이 안 해도 되는 업무들이 이에 해당되며 업무의 생산성을 위해 이 영역에 해당되는 업무들은 지양할 수 있는 것이 좋다.
만약 이 영역에 속하는 업무가 많다면, 회사의 입장에서 이러한 영역에서 발생될 수 있는 업무들은 최소화하는 것을 고려하는 것은 물론, 개인에게 주어진 업무들에서 급하지도, 중요하지도 않은 업무를 조직 내에서 조율하는 것을 통해 해소시킬 수 있도록 노력하는 것을 필요로 한다. 주로 활용되지 않는 일일 보고나, 형식적인 업무 보고등이 이에 해당된다.
우선순위를 선정하는 것이 중요한 이유
모든 사람들에게 주어지는 시간은 동일하다. 일을 잘하는 사람이나 업무를 잘 수행하는 사람들의 대다수는 주어진 목표를 명확히 이해하고 자신에게 부여된 시간 내에 양질의 성과를 만들어 낸다.
이러한 성과들은 업무수행능력을 판단하는 데 있어 많은 영향을 주게 된다. 시간이라는 것은 사람이나 우리가 근무하는 조직 내에서도 모두 동일하게 주어진다는 특징이 있다.
이렇게 한정적인 시간을 활용하기 위해 아이젠하워 매트릭스를 적절히 활용할 수 있도록 습관화한다면, 우선순위를 선정하는 것은 물론 나에게 주어진 업무의 능률을 높이는 핵심으로 활용할 수 있다.
일을 잘하는 사람이나 조직들의 공통점은 바로 주어진 목표를 명확히 만들 수 있는 능력이 있는 것과, 동등하게 주어진 시간을 효율적으로 잘 활용하여 얼마의 성과를 내는지에 따라 달라지게 되어 있다.
급한 일 들은 대체로 중요하지 않고, 중요한 일은 대체로 급하지 않다.
"급한 일은 대체로 중요하지 않고 중요한 일은 대체로 급하지 않다.” - 전 미 대통령. 드와이트 D 아이젠하워 -
아이젠하워 매트릭스를 활용한 우선순위의 선정은 우리에게 주어진 과업의 긴급도, 즉 시간과 중요도에 따라 업무를 구분하고, 업무효율을 높이는데 아주 유익하게 활용할 수 있다.
결국 개인의 생산성과 목표달성이라는 부분에서 긍정적으로 영향을 주는 것은 물론, 우리에게 주어진 시간과 한정적인 자원을 효율적으로 활용할 수 있게 한다.
이번 포스팅에서 다룬 내용을 토대로 조직의 단기적인 목표와 개인의 목표에서 주어진 과업들을 다시 한번 생각하고, 성과의 최적화를 위해 그리고 효율성을 위해 노력해 보는 것을 습관화해 보기를 바란다.
그 결과는 분명히 개인에 있어 그리고 우리가 속한 조직에 있어 결과물의 차이를 불러올 것이다.
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