목표관리는 조직에 있어 명확한 방향과 우리가 무엇을 해야 할지를 알려주는 나침반과 같다. 이렇게 중요한 목표관리는 때에 따라 변화시키는 것이 필요하지만, 명확히 알지 못하는 채로 목표를 계획하고, 관리하고, 수정하는 것은 적합하지 않다. 결국 목표관리 또한 체계적으로 PDCA사이클을 활용한다면, 보다 유익한 관리가 가능하게 한다.
목차
목표관리(MBO)의 진짜 의미
목표관리라는 것은 조직 목표를 달성하기 위해 조직 구성원들에게 개별적인 목표를 부여하고 각 목표의 유기적이고 체계적인 관리를 통해 조직 전체의 효율성을 높이는 관리전략 중 하나이다.
목표관리의 툴은 여러 가지가 있다. MBO, OKR, KPI 등 여러 가지 목표관리 툴은 존재하지만 의료기관에 알맞은 목표관리 툴을 활용하는 것은 여간 쉽지 않은 일이기도 하다.
하지만 여러 목표관리를 위한 도구를 활용하기 이전, 공통점을 확인할 수 있는데, 바로 PDCA 사이클을 활용한 계획화된 관리를 필요로 한다는 것이다.
이번 포스팅에서는 목표관리를 위한 PDCA사이클에 대해 알아보고 우리 조직에서 충분히 활용할 수 있는 가이드를 제시할 수 있도록 하겠다.
PDCA 사이클의 이해
목표관리는 거창한 것이 아니다. 조직에서는 주어진 목표를 달성하라는 이야기를 하지만, 어떻게 목표를 달성하라고 까지 구체적으로 이야기해 주지 않는다. 특히나 의료기관에서는 목표관리를 수행하는 것은 상당히 어려운 일 중 하나이다.
일반기업의 경우에는 이미 오래전부터 정기적으로 구성원들에 대한 평가와 서로에 대한 이해를 바탕으로 업무를 진행하고 있었지만, 의료기관은 직무의 복잡성, 전문성 등으로 그리고 결정적으로 서로 바쁘다는 이유가 충분히 수용되는 서비스 직종 중 하나이기 때문이다.
그렇다 하더라도 주어진 목표를 명확히 하고 수행할 수 있는 구성원이 진정한 프로라고 생각한다.
이렇게 프로가 되기 위해 어떠한 것을 선행해서 점검해야 하는지, 그리고 유의해야 하는 사항들을 무엇이 있는지, 누락된 것은 무엇이 있는지를 명확히 해주는 것이 바로 PDCA 사이클이다.
PDCA사이클은 4가지 요소로 구성되어 있다. 바로 Plan - Do - Check - Act이다.
PDCA사이클은 사실 품질관리론의 한 부분이지만, 경영학에서도 충분히 활용가능하고 전문성이 입증된 바 목표관리를 위해서도 자주 활용되는 프로세스 중 하나이다.
Plan : 계획
Do : 시도
Check : 점검
Act : 행동
이 네 가지를 잘 활용한다면 우리는 주어진 목표에 근접하거나 적중하여 최적의 성과를 낼 수 있음을 기억해야 한다.
각 단계에 대해 구체적으로 이해해 보도록 하겠다.
초점에 맞춰진 Plan (FOCUS)
먼저 Plan단계이다. PDAC사이클의 처음이니 만큼 가장 중요한 단계로 주어진 목표를 실현시키기 위한 계획을 수립하는 것을 말한다. Plan의 사전적 의미를 찾아보면 다음과 같다.
즉 어떠한 것을 계획하거나, 예정에 두거나, 구상하는 것을 말하는데 Plan의 단계를 간단히 생각하는 것보다는 이를 보다 구체적으로 확인하고 업무를 수행하는 것이 올바르다.
구체적으로 Plan을 수행하기 위해서는 5가지를 고려해야 한다. 이를 쉽게 이해하기 위해 FOCUS를 기억해야 한다.
1. Find : 목표로 할 업무과정을 선정하는 것
- 일련의 목표들은 대게 개선이 수행된다면 충분히 업무 효율을 높일 수 있는 주제들로 정해진다.
- 왜 이러한 목표가 주어졌는지, 수행될 목표가 개선된다면 얻을 수 있는 것에는 무엇이 있는지를 고민할 수 있어야 한다.
- 주제선정의 경우 PDCA사이클에서도 Plan단계에서도 가장 중요한 "첫 단추" 이기 때문에 그 목적을 분명히 정할 필요가 있다.
2. Organize : 그 목표를 위해 필요한 것을 구성하는 것
- 목표를 수행하기 위해 필요한 것은 무엇이 있는지, 차선은 있는지, 목표를 위해 도움을 받을 수 있는 조직이나 선임은 누구인지, 어떻게 도움을 구할 수 있을지 등을 고민하는 것, 또한 그 목표를 수행하기 위해 내가 갖춰야 하는 능력이나 소양, 그리고 전문지식에는 무엇이 있을지 고려하는 것을 말한다.
- 만약 개인이 아닌 팀별 목표의 경우에는 주어진 목표를 수행하기 위해 필요한 부서원을 선정하고 TF(task Force) 팀을 구성하는 것이 필요하다.
- 다양한 부서, 다양한 직종의 전문집단을 구성할 수 있어야 한다.
3. Clarity : 목표에 대한 명확한 구분
- 현재 수행되고 있는 프로세스를 명확히 함을 통해 주어진 목표를 위해 필요한 개선이나, 수정될 부분을 명확히 하는 것을 말한다.
- 목적을 달성하기 위해 일련의 프로세스를 이해하고 어떠한 문제로 인해 그 목적을 달성하는데 방해를 받는지, 선별된 문제로 인해 어떠한 문제가 생기는지 등을 이해하는 것이 중요하다.
- 이렇게 문제점을 명확히 한다면, 주어진 목표에 대하여 보다 구체적으로 그리고 개선이 필요한 요소들을 정확히 할 수 있다.
- 만약 개인이 아닌 팀의 경우에는 업무 흐름도나 브레인스토밍 등을 활용하거나, 피쉬본 다이어그램 등을 활용하는 것도 좋은 방법 중 하나이다.
4. Understand : 목표수행을 위한 정확한 이해
- 이루고자 하는 목표를 정확히 이해하는 것을 말한다. 이 단계에서 결과를 명확히 하기 위해서는 목표의 현재 상황을 수치화된 데이터를 활용할 수 있어야 한다.
- 선정된 목표의 현재 상황을 수치화하고, 일련의 목표를 위한 행동이 수행된 이후 그 결과를 대조할 수 있어야 의미 있는 목표관리 활동으로 볼 수 있을 것이다.
- 이 과정에서는 SMART 원칙을 적용하여 목표를 수행하는 것을 참고해 볼 수도 있다.
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5. Select : 목표수행을 위한 방법의 선택
- 마지막으로 어떠한 방법을 통해 주어진 목표를 수행할 것인지를 확인할 수 있어야 한다.
- 일련의 목표를 수행하기 위해 여러 가지 방법들을 고민할 것인데 가장 적합한 방법을 선정하는 것을 의미한다.
- 고려하는 여러 가지의 목표 수행을 위한 내용 중 가장 적합한 것을 선정하는 것을 통해 PDCA 사이클의 수행 방법을 확정하는 것을 말한다.
- 무조건적으로 손해가 없는 방법은 없을 것인데, 중요한 것은 주어진 목표를 위해 감내해야 하는 것들까지 고려할 수 있는 자세 또한 필요하다.
계획(Plan)하고 시도하며(Do) 점검하고(Check) 행동(Act)하라!
앞서 설명한 Plan 단계를 명확히 하였다면 실제로 PDCA 사이클을 수행할 수 있어야 한다.
Plan단계에서 확정된 방법은 PDCA 사이클에서 다시 한번 고려할 수 있어야 한다.
1. Plan단계에서는 목표수행의 주체를 명확하게, 그리고 선정된 목표를 명확히 이해하고, 어떠한 방법을 통해 목표를 이룰지 그리고 그 목표달성은 언제까지 수행할지를 명확히 하는 것이 필요하다.
2. Do 단계에서는 수립한 목표관리의 활동을 실제로 수행할 수 있어야 한다. 여기에서는 어떠한 목표관리 활동을 할지에 대하여 구체적으로 그리고 자세하게 확인하는 것이 필요하고 중간중간 일련의 행동에서 주요 개선활동에 대한 정리와 기록을 필요로 한다.
3. Check 단계에서는 수행되고 있는 목표관리 활동이 어떠한 효과를 불러오고 있는지를 점검하는 것을 말한다. 계획된 기간 내에 지금의 활동이 잘 수행된다면, 남은 목표관리 기간 내에 충분히 그 목표를 달성할 수 있는가? 또는 수행되고 있는 활동의 결과가 미비할 것으로 판단된다면 남은 기간 내에 이를 보완하여 주어진 목표에 근사치에 또는 그 목표를 충족시키기 위한 추가 행동은 없는지를 확인하고 점검할 수 있어야 한다.
4. Act 단계에서는 목표 달성의 평가와 미비점을 체크하는 Feed-back의 개념을 이해하고 있어야 한다.
목표를 달성한 경우에도 혹은 그렇지 못한 경우에도 Feed-back이 주는 의미는 분명히 있다. Feed-back을 통해 목표 달성에서 주요했던 것은 무엇이 있는지, 어떠한 부분에서 문제가 있었는지, 혹은 목표달성을 하지 못했다면 그 원인은 무엇인지, 무엇을 추가로 개선하면 좋을지 등에 대해 고민할 수 있어야 하며, 목표 달성 이후 앞으로 어떠한 것을 추가로 목표로 수행할 것인지를 고민할 수 있어야 한다.
의료기관에서도 PDCA 사이클은 충분히 활용가능하다.
PDCA사이클은 사실 개인의 목표를 달성하기 위해 어떠한 것을 수행할 것인지를 고민하고 실제 행동에 옮겨 그 결과를 확인, 지속 관리하는 것에 목적이 있다.
이를 조금 달리 생각하면 의료기관의 조직에서도 팀에서도, 개인에서도 PDCA사이클의 활용도는 무궁무진하다는 것을 의미하기도 한다.
특히 의료기관에서는 많은 지표들을 관리하는 것들을 필요로 한다. 예를 들면 의료기관의 인증이나, 의료서비스 질관리, 환자경험평가 등이 대표적인데 이러한 사항들의 개선을 위해 필요한 사항들을 보다 구체화하고 의료서비스의 질향상을 위해서 PDCA를 잘 활용할 수 있도록 노력해 보는 것도 좋을 것이다.
나아가 앞으로의 의료정책에서도 환자의 의료서비스 이용경험은 중요하게 인식하고 있는바, PDCA의 활용에 관심을 기울 일 수 있도록 하자.
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