병원에서 이루어지는 수많은 회의들이 형식적이지 않기 위해서 우리는 무엇을 해야 할까요? 그리고 병원 내부에서 각 부서 간의 소통을 촉진하기 위해서 가장 쉬운 방법은 무엇일까요? 오늘은 병원 내부에서 이루어지는 의사소통을 활성화하기 위해 알아둔다면 유익한 병원 내 회의에 관련된 포스팅을 작성해 보았습니다. 이 부분을 잘 이해하셔서 선생님들이 근무하시는 병원의 회의가 조금 더 유익할 수 있다면 좋겠습니다.
목차
병원 내 부서들의 의사소통을 촉진하기 위해 회의를 활용해 보세요.
병원 내 의사소통은 매우 중요합니다.
의사소통은 구어나 문어를 포함한 언어적인 것을 포함하여 손짓이나 몸짓, 자세, 얼굴표정, 목소리나 억양 등과 같은 언어가 아닌 요소들을 모두 포함하여 이루어집니다.
의사소통이란 본래 인간관계에서 각각의 사람들이 자신의 생각을 주고받기 위해 사용하는 통로입니다.
개인이 속한 가족이나 지역이나 문화에서 부터 자연스럽게 시작하는 것은 물론 우리가 속한 병원의 부서들 사이에서도 그리고 그 부서원들 사이에서도 특성에 따라 의사소통에 있어 어려움을 겪을 수 있습니다.
의사소통을 촉진하기 위해서 우리가 기본적으로 자주 활용하고 있는 회의라는 것을 통해 병원 내에서 이루어지는 의사소통을 더욱 유익하게 해 보기 위해 필요한 것은 무엇이 있는지 한 번 알아보도록 하겠습니다.
병원 내 부서간의 의사소통은 정보를 얼마나 유익하게 활용하느냐가 관건입니다.
의사소통은 두 사람이상의 사람들 간에 의견이나 감정, 정보를 공유하는 것으로 사람과 사람 사람과 컴퓨터 그리고 각 조직 간 그리고 조직구성원 간 사이등과 같이 어떠한 경우에서도 발생되는 정보나 데이터, 메시지를 주고받는 행위를 말합니다.
이는 의료기관의 고객인 환자와 의료기관 사이에서도 발생하는 것은 물론이고 우리 병원 내부 어느 곳에서도 항상 발생하는 자연스러운 현상이며 행위를 말합니다.
의사소통은 지식 및 정보를 제공하며, 동기를 부여해 주고 결정되는 사항에 대해 통제와 조정의 역할을 수행하기도 하며 감정표출과 사람과 사람 간 즉 대인관계 형성에 지대한 영향을 줍니다.
이러한 의사소통을 공식적으로 활용하는 방법 중 하나는 바로 회의라는 것입니다.
이는 곧 회의를 얼마나 유익하게 활용할 수 있느냐에 따라 병원내부에서 이루어지는 각 부서 내부에 의사소통에도 영향을 줍니다.
병원 내 회의가 형식적이거나 의미 없는 시간이라고 느끼시는 선생님들께서는 이러한 회의를 유익하게 하기 위해 필요한 아래의 7가지 요소를 기억해 주시면 좋겠습니다. 이를 이해하신다면 분명 회의라는 것을 통해 각 부서에서 이루어지는 의사소통이 긍정적으로 변화할 것입니다. 체크리스트처럼 제가 제시하는 내용을 생각해 보시면 좋겠습니다.
유익하게 회의를 진행하기 위한 7가지 요소를 기억해 주세요.
1. 명확한 목표를 사전에 공유하세요
- 회의가 형식적으로 이루어진다는 생각의 대부분은 의미 없이 모이는 회의는 아닌지를 생각해 보시면 좋습니다.
- 내가 사전에 회의안건을 알고 들어오는 것과 회의 안건을 알지 못하고 그 회의에 참여하는 것은 양질의 회의였는지 혹은 그렇지 않은지를 결정하는 중요한 요소 중 하나입니다.
- 이러한 부분에 착안하셔서 작은 회의라고 어떠한 안건을 해결하기 위해 회의가 필요하다는 것을 반드시 알려주세요. 즉 회의의 명확한 목표를 사전에 공유하는 것을 필요로 합니다.
2. 회의에 필요한 준비사항과 일정을 알려주세요.
- 또한 해당 회의에 필요한 자료나 지표, 정보 등의 내용을 미리 준비할 수 있도록 알려주시고, 이러한 회의에 필요한 정보들이 언제까지 어떠한 자료를 필요로 한다는 것을 명확히 해 주시는 것이 좋습니다.
- "꿀 먹은 벙어리"가 되어버리는 회의의 대 부분은 내가 내용은 알고 있지만, 이를 설명해 줄 수 있는 근거 즉 내 말에 힘을 붙일 수 있는 자료들이나 근거들이 부족하기 때문입니다.
- "무작정 그리고 급한 대로 되는대로 모이세요"가 아닌, A라는 안건을 논의하기 위해 회의를 할 것인데, "A라는 안건에 대한 내용을 다룰 수 있는 내용들을 준비해서 다음 주 화요일까지 신관 2층 회의실에 모이세요"처럼 회의에 참석하는 인원이 당황하거나 이야기할 수 있는 내용들이 힘을 얻을 수 있도록 그리고 구체적인 말미, 회의에 필요한 내용과 준비사항 등을 명확히 해 주시는 것이 좋습니다.
3. 회의 안건과 관련된 적절한 담당자 또는 책임자를 회의에 참여시켜 주세요.
- 회의의 안건을 다룰 때 혹시 부서장급 회의, 임원급 회의처럼 그 급을 정하고 운영하시는 병원 관계자 분들이 계시다면 조금은 생각해 보실 문제 이긴 합니다만, 약간의 유연성을 필요로 하는 내용으로 회의안건과 관련된 적절한 적임자를 참여시키는 것입니다.
- 회의를 진행한다 하여 부서장들만 모이기로 결정했다 하여 부서장만 모이게 하는 것은 어쩌면 올바르지 못할 수 있습니다.
- 책임자가 모든 것을 알고 있다고 생각하실 수도 있겠지만, 회의에서 발생되는 소통에서 조금 더 자세한 내용, 그리고 세부적인 내용 등을 궁금해한다면 책임자가 이야기할 수 있는 것에 한계가 발생할 수도 있습니다.
- 사안에 따라 적절한 담당자가 필요한 경우에는 직급을 막론하고 해당 업무를 가장 잘 아는 사람을 그 회의에 참여시킨다면 양질의 회의를 진행하실 수 있게 됩니다. 해당 업무를 잘 아는 사람이 그 회의에서 자신이 주도적으로 이야기하는 바보는 없다는 것을 생각해 주시고 업무 담당자를 활용하여 회의에서 다뤄지는 내용들을 구체적으로 보조해 준다면 분명 회의는 유익해질 것입니다.
4. 회의 참석인원의 다양한 의견을 경청해 주세요.
- 다각적으로 회의를 진행하는 것을 이야기합니다. 회의의 안건이 A 부서가 맡고 있는 영역이라 하더라도 회의에 참석한 다른 인원들의 다양한 의견을 경청해 주신다면 변수를 사전에 확인할 수 있거나 진행과정에 있어 발생될 수 있는 사소한 문제들에 대해 시행 부서가 이를 인지할 수 있도록 도울 수 있습니다.
- 회의에 대부분은 일련의 결정권한을 가지고 있는 직원들도 회의에 참여하기 때문에 다양한 의견들을 수렴하고 종합적으로 결론을 내릴 때 다양한 의견은 중요한 역할을 수행하게 됩니다.
- 그러므로 회의가 유연하게 진행될 수 있도록 가벼운 의견이 라도 상대부서, 다른 전문가의 의견 또한 경청해 주시기 바랍니다.
5. 목표달성을 위해 구체적으로 계획을 수립해 주시고 이를 명확히 해주세요.
- 회의를 통해 도출된 결론을 어느 부서에서 수행할지 이를 구체화해 주시는 것이 좋습니다. 회의가 끝나고 별도로 말씀드리겠다 보다는 회의의 결론 부분을 마지막에 간단하게라도 소관부서에서 인지했다는 내용을 회의에 모인 모든 사람이 알 수 있도록 해 주신다면 회의는 더욱 유익할 수 있습니다.
- 회의를 주관하는 책임자 선생님들은 A라는 내용을 1,2,3의 주요 내용으로 이해하였고 이를 수행하는 부서를 지정해 주시며 안건에서 결정된 임무가 잘 수행될 수 있도록 필요한 자원이나, 시간등을 명확히 주관부서에 알려주시기 바랍니다.
- 주관부서가 혼란스럽지 않도록 간단하게라도 계획과 목표달성내용을 다시 한번 상기시켜 주시고 이와 관련된 모든 지원행위를 요청해 달라거나 지원계획이 있다는 내용을 명확히 해주시기 바랍니다.
6. 회의록작성은 필수입니다.
- 회의록은 여러 가지로 쓸모가 많습니다. 인증을 진행하는 병원의 경우 각 위원회의 근거자료로, 인증을 준비하지 않더라도 각자의 해석의 차이로 인해 "잘못 전달되는 메시지"가 없게 하기 위해서 회의록은 매우 중요하게 다루셔야 합니다.
- 하찮은 일이라 하여 상대적으로 경력이 적은 사람에게 익임 하는 병원들도 계시는데, 회의록의 중요도에 따라 회의록을 작성하는 것을 가장 잘할 수 있는 사람을 참여시키는 것도 병원 내 회의를 유익하게 하는 방법 중 하나임을 기억해 주시기 바랍니다.
- 가능하다면 책임자가 속해있는 부서의 실무직원에게 회의록을 작성하게 하는 등 제삼자가 치우침 없이 작성할 수 있도록 해 주시는 것도 좋은 방법 중 하나입니다.
- 회의록은 그냥 기록해 두지 마시고, 회의가 끝나는 대로 그 자리에서 각 부서장, 업무책임자들이 내용을 이해할 수 있도록 회람해 두는 것이 좋습니다.
※ 회람을 위해서는 방법의 차이는 있겠지만, 필요하다면 수기로 먼저 회의록을 작성한 뒤 서명을 받아두고 그 이후는 의료기관의 내부 정책에 따라 회의록철에 보관하거나, 전자 문서형태로 그 기록을 정리해 두시면 좋습니다.
7. 회의 후 피드백 통해 지속적으로 안건에 대해 체계적으로 접근하세요.
- 병원에서 이루어지는 회의들이 무의미하다고 느끼는 대부분은 피드백이 없기 때문입니다.
- 형식적인 회의들은 앞전 회의에서 결정되었던 사항이 어떻게 진행되고 있는지를 물어보지 않다가, 막상 해당 안건이 생각나서 급하게 물어보는 경우입니다.
- 병원의 각 부서들은 생각보다 바쁘게 업무하고 있습니다. 회의에 참석한 인원은 자신에게 주어졌던 업무를 보고할 준비인 피드백내용을 계속 기억하면서 업무 하기란 쉽지 않습니다. - 이 부분을 배려하셔서 업무 책임자가 해당 업무를 어떻게 진행되고 있는지를 회의 중에 다뤄주신다면, 가장 기본적인 피드백을 발생시킨 것은 물론이고 해당 책임자가 겪고 있는 애로점이나 추가 문제, 그리고 해결책 등을 조금 더 쉽고 다양하게 접근할 수 있게 할 것입니다.
회의의 내용을 모든 직원들이 알 수 있도록 공유해 주세요.
마지막으로 병원 내 직원들을 위해 회의에서 결정된 사항을 알 수 있도록 공유해 주시는 노력을 필요로 합니다.
회의의 내용이 자칫 날카로운 것이나 예민한 것들일 수 있습니다.
하지만 회의록을 정리하면서 도출할 수 있는 주요 안건에 대한 내용은 우리 병원내부에서 알 수 있어야 합니다.
예민한 부분을 제외하고는 이를 병원 내 모든 부서원들이 알 수 있도록 해 주신다면 좋습니다.
물론 회의 내용에서 예민한 부분이 발생될 수 있습니다.
직접적인 직원의 문제나, 재정, 그리고 위협적인 상황들이 대표적일 텐데 모두를 공개하라는 것은 아닙니다.
회의에서 이루어지는 내용 중 병원이 전체적으로 움직이로 한 결정사항이나 부서의 애로사항의 개선 현황, 그리고 처우에 관련된 내용등 모두가 알 수 있는 유익한 내용을 위주로 별도의 공지사항이나 결정사항을 병원 내부 직원들이 쉽게 이해할 수 있도록 해 주시기 바랍니다.
이러한 부분은 병원 내부의 부정적인 소문이나 의심, 그리고 서로 간의 갈등을 중재하는 좋은 매개체로도 활용된다는 점을 반드시 기억해 주시기 바랍니다.
사람들은 자신이 불안해하는 것을 해소하지 못하면 해당 내용에 대해 말하기를 좋아하고 결국 이는 소문이 되어 의료기관 내부를 혼란스럽게 합니다.
이러한 불안은 결국 의사소통을 방해하고 각 부서간의 불협화음을 발생시킨다는 점을 꼭 기억해 주시기 바랍니다.
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